Effizienz durch digitale Prozesse

Vom Archivsystem zur Kommunikationsplattform mit dem Medizinischen Dienst – diesen Weg hat HYDMedia im Schwarzwald-Baar Klinikum Villingen-Schwenningen genommen. Heute unterstützt das System das hauseigene MD-Team effektiv bei der Beantwortung von Prüfanfragen.

Seit 2009 nutzt das Schwarzwald-Baar Klinikum das Krankenhaus-Informationssystem (KIS) ORBIS flächendeckend, sowohl im administrativen als auch in den medizinischen Bereichen. Bereits zwei Jahre vorher hat das Klinikum an beiden Standorten das Enterprise Content-Managementsystem (ECM) HYDMedia als Archivsystem eingeführt. „Es ist heute ein zentraler Bestandteil unserer IT-Architektur“, hebt Dr. Simon Steiff, Medizinischer Direktor des SBK, die Bedeutung des Systems hervor. Im ECM werden alle Dokumente als PDF oder strukturierte Informationen abgelegt, sowohl die aktuellen als auch alte digitalisierte Papierkurven. Damit können die Anwender über die Patientenakte in ORBIS auf alle Unterlagen zugreifen – auf die seit 2006 in digitaler Form, auf die früheren als gescannte Akten. „Zudem fungiert HYDMedia auch als Ausfallsystem. Sollte unser KIS einmal ausfallen, können wir die digitalen Kurvenblätter auf speziellen Clients ablegen, die wir lokal auf einem Drucker ausgeben und auf den Stationen verteilen. So sichern wir die Patientenversorgung im Hause“, erläutert Dr. Steiff.

Das Scannen der Akten übernimmt seit Beginn der Heydt Verlag. „Wir haben vorher sehr gute Erfahrungen mit der Mikroverfilmung gemacht, so dass wir auch beim Digitalisieren auf die Qualität und Sicherheit des Dienstleisters setzen wollten. Die können wir mit unseren Mitarbeitern bei rund 1.000 anfallenden Akten pro Woche nicht gewährleisten“, führt der Medizinische Direktor aus. Zudem wäre es sehr kostenintensiv gewesen, allein die entsprechende Hardware zu installieren.

„Zugegeben, die Papierakten sind sehr dünn, weil wir bereits einen hohen Digitalisierungsgrad erreicht haben. Bei einzelnen Workflows, etwa im OP oder Pflegeprozess, gibt es aber noch Lücken, weshalb der Heydt Verlag weiterhin Arbeit hat“, sagt Giti Nakshbandi, Referentin des medizinischen Direktors und verantwortlich für Digitalisierungsprojekte. „Wir wollen die Papierakte jedoch bis Ende des ersten Quartals 2024 abgeschafft haben.“ Dann sollen auch Einverständniserklärungen, Patientenaufklärungsbögen und ähnliches direkt auf einem mobilen Gerät unterzeichnet werden.

Was bedeutet das für die Tätigkeiten des Archivteams im Klinikum? „Dann sind wir in der Lage, die Abläufe im Hause anders zu organisieren und Arbeiten zu übernehmen, die bisher noch in den Ambulanzen oder auf den Stationen geleistet werden“, antwortet Sabrina Kasel, Leiterin des Archivs. Zudem bleiben die Anfragen von Versicherungen, Ämtern, der Polizei, von Gerichten oder Patienten nach Unterlagen, die heute bereits kaum ein Mitarbeiter allein bedienen kann.

Noch aber werden die Papierdokumente vom Dienstleister eingescannt. Dazu sammelt ein Mitarbeiter täglich alle Akten an definierten Abholpunkten in den Fachabteilungen ein. Im Archiv werden sie dann mittels Barcodescanner ausgebucht, in Kisten gepackt und vom Dienstleister zweimal die Woche abgeholt. Spätestens binnen einer Woche stehen sie dann in HYDMedia zum Zugriff bereit. „Der gesamte Vorgang wird mit C[act] sorgsam über die Fallnummer registriert, sodass wir jederzeit wissen, wo sich welche Akte befindet und sie im Notfall abrufen können“, erläutert Kasel das Vorgehen. Das Schwarzwald-Baar Klinikum nutzt die Aktenverfolgung auch klinikweit, vom Eingang an der Archivtür bis zur fertigen Kodierung und Vernichtung. „So erstellen wir Prüflisten, wann die Akte gescannt wurde und ein Kodierer sie kodieren kann“, nennt Dr. Steiff einen Zusatznutzen.

Seit Herbst 2021 ist HYDMedia an das Leistungserbringerportal, kurz LE-Portal, des Medizinischen Dienstes angebunden. Obwohl vorgeschrieben, hat sich der MD Baden-Württemberg zu Beginn wenig hilfreich und kooperativ gezeigt. „Da wir allerdings Sorge hatten, bei Nichterfüllung der gesetzlichen Vorgaben bei einer eventuellen juristischen Auseinandersetzung Probleme zu bekommen, haben wir auf Anbindung und digitaler Kommunikation beharrt“, erklärt Dr. Steiff.

Rein technisch verlief die Anbindung seitens Dedalus HealthCare reibungslos, das Klinikum war binnen weniger Tage übermittlungsfähig – theoretisch. Der Teufel lag wie so oft im Detail, wie der Medizinische Direktor erläutert: „Zum einen war die festgelegte Definition der Dateinamen nicht ausreichend, dort fehlten beispielsweise Zeitstempel. Zum anderen schnitt der MD die Dateinamen ab und erhielt so nicht alle Informationen, die wir auf diesem Weg mitgegeben haben. Das hat uns die Arbeit wirklich sehr erschwert. Dedalus HealthCare hat dann in langen Gesprächen mit dem MD einen Weg gefunden, diese Probleme zu lösen.“

Mittlerweile funktioniert die Kommunikation über das LE-Portal. Auf diesem Weg erreicht eine Prüfanfrage das Klinikum. Eine Mitarbeiterin des MD-Teams, die ausschließlich das LE-Portal bedient, nimmt sie entgegen, ein anderer beantwortet sie mit der Übermittlung der benötigten Unterlagen. „Das funktioniert überwiegend automatisch, da wir alle unsere Dokumente über eine Kennziffer den Postfächern im LE-Portal zugeordnet haben. Dazu haben wir allen Dokumenten in ORBIS eindeutige Dateinamen gegeben“, erläutert Nakshbandi. Ein Beispiel: Eine EKG-Kurve wird eindeutig als EKG abgespeichert und bekommt in der internen Nomenklatur die Nummer 19. Diese Nummer 19 wandert dann beim MD automatisch in das Fach EKG. „Diese Verknüpfung haben wir in einer Tabelle hergestellt und Dedalus HealthCare hat diese Tabelle in HYDMedia abgebildet“, so die Referentin. Der Haken: Wenn ein Dokument durch Subformulare mehrere Aufgaben hat – ein Befund beispielsweise einen EEG-, einen EKG- und einen Sonografie-Befund enthält –, muss er dreimal unter einem eindeutigen Namen gespeichert werden, um automatisch verarbeitet werden zu können.

„Nachdem wir alle diese Herausforderungen angenommen und mithilfe unseres Partners gelöst haben, funktioniert die Schnittstelle sehr gut“, lobt Dr. Steiff. Allerdings ist man nie fertig. So gliedert der MD die Postfächer immer feiner, mittlerweile sind es satte 419 an der Zahl. Dementsprechend muss das Schwarzwald-Baar Klinikum auch seine Dokumentenstruktur stetig anpassen. „Wenn wir ein Blatt in ein falsches Postfach legen, dann gilt es als nicht zugestellt. Das kann unter Umständen zu einem negativen Prüfbescheid und zu Honorareinbußen führen“, verdeutlicht Nakshbandi die Auswirkungen einer nicht korrekten Zuordnung. Verschärft wird die Situation in Villingen-Schwenningen dadurch, dass der MD im Hause die zulässige Prüfquote von derzeit zehn Prozent vollständig ausnutzt. „Wenn das System einmal etabliert ist, erspart es uns eine Menge Arbeit“, freut sich Dr. Steiff, „dann können wir die Prüfanfrage des MD mit einem Mausklick beantworten.“

Auf dem Weg dahin vertraut er weiterhin voll auf Dedalus HealthCare. „Ich persönlich arbeite bereits seit dem Jahr 2000 mit ORBIS sowie den unterschiedlichen Vorgängerunternehmen zusammen und kann sagen, dass sich das Miteinander sehr angenehm entwickelt hat. Für Dedalus hat heute das Wort Partnerschaft wirklich eine Bedeutung“, führt der Medizinische Direktor seine Erfahrungen aus. „Ich erlebe an vielen Punkten, dass Kunden sehr unterstützt und Herausforderungen gemeinsam angegangen und gelöst werden.“ Als Beispiel nennt er die Zeit der Corona-Pandemie. „Damals konnten wir sehr unbürokratisch und binnen weniger Tage AddOns, etwa COVID-Erfassungsbögen und Dokumentationshilfen, nutzen, die uns die Arbeit wirklich sehr erleichtert haben. Ich hatte persönlichen Kontakt zum Entwicklerteam, die Mitarbeiter haben zugehört und schnell auf unsere Bedürfnisse reagiert. Das war einfach gut.“

Mit der fortschreitenden Digitalisierung ergeben sich zusehends Möglichkeiten, Arbeitsabläufe im Klinikum zu optimieren. Gegenwärtig wird der Prozess der Kodierung angepasst, bereits im Vorgriff auf die Abschaffung der Papierakte. „Nach anfänglichen Widerständen funktioniert dieses Verfahren nunmehr reibungslos“, freut sich Giti Nakshbandi. Dass mittlerweile die allermeisten Dokumente und Informationen primär digital erzeugt werden, hat den Sinneswandel sicher befördert. „Zudem können die Mitarbeiter flexibler arbeiten, beispielsweise auch im Homeoffice“, so die Referentin des Medizinischen Direktors.

Die Möglichkeiten von HYDMedia hingegen sieht dieser im Schwarzwald-Baar Klinikum hingegen so gut wie ausgereizt. „Für alle anstehenden Projekte bietet uns die Lösung bereits das nötige Handwerkszeug, das wir nun nur noch in unserem Sinne einsetzen müssen. Es geht im Grunde lediglich noch um ein Finetuning dessen, was wir machen. Wichtig ist in der jetzigen Phase, die digitalen Möglichkeiten noch besser in unsere Prozesse zu implementieren“, sagt Dr. Simon Steiff. Im nächsten Schritt sollen die Exportfunktionen, die bereits in der Kommunikation mit dem Medizinischen Dienst zum Einsatz kommen, bei der Privatabrechnung genutzt werden.