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Ein Jahr SHIP-Betrieb in der Spital Thurgau AG
SHIP (Swiss Health Information Processing) als Prozessstandard bringt die Digitalisierung im Gesundheitswesen entscheidend voran: Mit dem Standard können Rechnungen, Vergütungen und Kostengutsprachen einfach und schnell digital übermittelt werden.
, 3. August 2023 um 05:24
Ein Erfahrungsbericht aus der Spital Thurgau AG von Renate Mayer-Läpple, Annette Schöttner, Irene Leugger und Ardian Kalludra gibt Aufschluss über das erste Jahr im produktiven Betrieb mit SHIP.
Was hat Sie motiviert, SHIP bei Ihnen in der Unternehmung auszuprobieren?
Seit Juli 2022 setzt die Spital Thurgau AG SHIP im Rahmen des Kostengutspracheverfahrens ein. Auf Spitalseite besteht schon lange ein grosses Interesse, das komplette Kostengutspracheverfahren zu vereinfachen, effizienter und schneller zu gestalten. Weg von Papier, Telefon und Fax – hin zu einem qualifizierten, engmaschigen, unkomplizierten und vor allem digitalen Kommunikationsaustausch mit den vielen Kranken- und Unfallversicherungen – das war unser Ziel.
SHIP erreichte 2021 einen neuen Professionalisierungsgrad und das anfängliche Projekt wurde, dank einer sehr aktiven Projektgruppe seitens santésuisse und Helsana, in ein funktionsfähiges Produkt überführt. Nach einer Präsentation des aktuellen SHIP-Standards wussten wir, dass alle Daten, die für diesen Austausch erforderlich sind, in unserem ERP «SAP-IS-H» vorhanden sind. Die Tatsache, dass Diagnosen im SHIP-Verfahren im OKP-Bereich nicht mitgeliefert werden müssen, motivierte uns zusätzlich, die Herausforderung mit den IT-Verantwortlichen anzugehen. Schnell wurden die Chancen von verschiedenen Fachbereichen intern erkannt. Dementsprechend rasch hat sich unsere Spitalgruppe für SHIP entschieden und das grosse Projekt etabliert.
Wie ist die Integration von SHIP in die eigenen Prozesse & Systeme verlaufen?
Zunächst stand die Einarbeitung in die zur Verfügung gestellten Unterlagen seitens SASIS AG und «SAP-IS-H» an. Kernthema war das Kennenlernen und die Auseinandersetzung mit den neuen Prozessen. Dann erfolgte die technische Implementierung, welche die Basis für den zügig folgenden internen Austausch zwischen Fachbereich Patientenadministration und den SAP-IS-H-Teams war. Enthalten war dabei auch das komplette Testverfahren.
Mit welchem Aufwand ist für eine Integration zu rechnen und wo kommt heute SHIP zum Zug?
Der Aufwand ist sehr unterschiedlich, da es grosse Abhängigkeiten zur jeweiligen Systemarchitektur bzw. Netzwerkarchitektur gibt. In der Spital Thurgau AG hat die Integration bis zum ersten Nachrichtenaustausch ca. sechs Monate gedauert. Der Einsatz dieses digitalen Tools wurde vom Team sehr gut angenommen und umgesetzt, wir hatten einen reibungslosen Go-Live.
Das stationäre Team der Spital Thurgau AG setzt in den täglichen Arbeitsprozessen, sowohl im OKP- als auch im VVG-Bereich, das SHIP-Verfahren seit Juli 2022 erfolgreich ein.
Wie waren Ihre ersten Erfahrungen mit der Punkt-zu-Punkt-Kommunikation über SHIP?
Die Erfahrungen waren sehr positiv. Durch den strikt geregelten Nachrichtenfluss kann die potenzielle Gefahr von Kommunikationslücken stark reduziert werden. So erfolgt der digitale, standardisierte Austausch mit SHIP einfach, unkompliziert, zeitnah und schnell.
Inwiefern hat SHIP Ihnen dabei geholfen, die administrativen Prozesse zu vereinfachen und Zeit zu sparen?
Alle Daten, wie sie bereits im Eintrittsprozess im ERP (Unternehmensressourcenplanung) elektronisch erfasst werden, können bei SHIP - im VVG-Bereich um die Diagnose ergänzt - 1:1 weiterverwendet werden. Dies erlaubt einen raschen, digitalen Prozess der Kostenübernahme, der ohne Medienbruch funktioniert. Da schnelle Antwortzeiten gewährleistet sind, funktioniert die Vergütung in den meisten Fällen zeitnah und reibungslos. Zudem fällt die Archivierung von Unterlagen weg. Dank dem digitalen, standardisierten Austausch erfolgen die Antworten übersichtlich und selbstsprechend. Dadurch können diese ohne weitere Rückfragen schnell beantwortet oder weiterverarbeitet werden.
Können Sie uns dies anhand von konkreten Zahlen erläutern?
In der Spital Thurgau AG hatten wir im Jahr 2022 ca. 34'000 stationäre Fälle bearbeitet, bei welchen fallbezogen der Kostensicherungsprozess sichergestellt werden musste.
Die Spital Thurgau AG setzt aktuell zwei Varianten der elektronischen Kostengutsprache (eKoGu) ein. Dies sind das SHIP-Verfahren (santésuisse & Helsana) und das eKoGu-Verfahren auf Basis XML 4.5 des Forum Datenaustausch.
Zurzeit wird die Kommunikation mit acht Krankenversicherungen im OKP- und VVG-Bereich über SHIP abgewickelt.
Wie hat sich Ihre Arbeit durch die Nutzung des Kommunikationsstandards verändert?
Mit SHIP erleben wir hautnah die Transformation weg vom Papier hin zu einem digitalen medienbruchfreien Prozess, bei welchem eine hohe Datenqualität und Nachvollziehbarkeit ohne grosse Mehraufwände erzielt werden kann. Dies erspart mühsame Dokumentations- und Archivierungsschritte.
Wir stellen eine deutlich kürzere und unkompliziertere Kommunikation zwischen Leistungserbringer und den Krankenversicherungen fest. Die Prüfung der Versicherungszugehörigkeit ist umgehend gewährleistet. Aufwändige Recherchen, aber auch Archivierungsaufgaben, konnten sistiert werden.
Die bislang bürokratischen Aufwände auch im Hinblick auf die Erreichbarkeit der jeweiligen verantwortlichen Ansprechpersonen auf beiden Seiten fällt komplett weg. Im angewandten SHIP-Verfahren können wir intern sehr schnell und unkompliziert bei Ferienabwesenheiten von einzelnen Mitarbeitenden die Kommunikation auf die Stellvertretung einstellen. So ist eine zeitnahe Bearbeitung aller Eingänge sichergestellt. Das beschleunigt das Kostengutspracheverfahren enorm. Die vertragskonforme und die damit sichergestellte administrative Erfüllung der Rahmenbedingungen für eine Hospitalisation geben auch dem Patienten / der Patientin eine grosse und wichtige Sicherheit.
Auch der ärztliche Dienst, welcher im herkömmlichen (Papier)-Verfahren das Kostengutsprachegesuch ergänzend ausfüllen und visieren musste, wurde durch SHIP von dieser administrativen Tätigkeit befreit. Aus Patientensicht ist die versicherungskonforme Hospitalisierung zeitnah sichergestellt. Mitarbeitende können sich durch die zeitsparenden Abläufe mehr auf die komplexen Fallprüfungen konzentrieren.
Wo lagen die grössten Herausforderungen?
Die grösste technische Herausforderung waren unsererseits die Netzwerk- beziehungsweise die Firewall-Themen.
Aus fachlicher Sicht sind es die automatisierten, inhaltlichen Antworten der verschiedenen Krankenversicherungen, welche leider noch nicht standardisiert sind. Mit SHIP gibt es bei den Versicherungen standardisierte Rückweisungsantworten. Das Team musste auf die einzelnen Spezifika geschult werden. Dies erfordert administrative Zusatzaufwände.
Wo sind die Grenzen bei der Prozessautomatisierung / Digitalisierung?
Es gibt vereinzelte Fälle, die eine Komplexität innehaben, welche sich telefonisch schneller lösen lassen. Dies kommt in der Praxis aber selten vor.
Würden Sie anderen Leistungserbringern diesen Schritt zur Nutzung der harmonisierten und standardisierten Abwicklung der administrativen Prozesse empfehlen und warum?
Mit der eKoGu können die administrativen Prozesse um ein Vielfaches verschlankt und beschleunigt werden. Der Umstieg von Papier auf ein elektronisches Meldesystem ermöglicht eine schnelle interne, als auch eine zeitnahe externe Kommunikation mit den Krankenversicherungen. Rückfragen seitens Krankenversicherungen werden schneller zugestellt und können damit auch zeitnah und gezielter beantwortet werden.
Es erspart zudem den aufwändigen Versand per Papier, E-Mail oder Fax. Parallel dazu ist eine deutliche Qualitätssteigerung feststellbar, da manuelle Zwischenschritte, die immer auch fehleranfällig sind, wegfallen. Der ganze Prozess der Kostenübernahmesicherung ist deutlich einfacher gestaltet, unkomplizierter und sicherer, da weniger fehleranfällig.
Über SHIP
SHIP ist ein Punkt-zu-Punkt Meldesystem, in welchem jeder Teilenehmer direkt mit den anderen Teilnehmern Informationen austauschen kann. Immer mehr Krankenversicherer und Spitäler sind von den Vorteilen von SHIP überzeugt, so auch die Spital Thurgau AG. Bereits nutzen über 50 Spitäler den neuen Standard, bei den Krankenversicherern haben sich sogar schon 70 Prozent – gemessen an der Zahl der Versicherten – zum digitalen Datenaustausch bekannt. Die standardisierten Prozesse ermöglichen einen sicheren und vollständig digitalen Informations- und Datenaustausch.
Für weitere Auskünfte wenden Sie sich gerne an:
Andreas Eberhard, Sales & Key Account Manager SHIP, SASIS AG
Telefon +41 32 625 42 40, ship-services@sasis.ch
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