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Die IS-H-Alternative bereits im Hause
Universitätsklinikum Köln deckt Prozesse von der Aufnahme bis zur Abrechnung in ORBIS ab.
, 20. November 2024 um 11:09
Das Universitätsklinikum Köln ist von der Abkündigung von IS-H betroffen und muss seine stationäre und ambulante Abrechnung sowie die Patientenaufnahme künftig in einem anderen System abbilden. Das wird ORBIS übernehmen, weshalb das System nun schrittweise komplett neu aufgesetzt wird.
Die IT-Landschaft des Universitätsklinikums Köln (UKK) ist sehr heterogen. Insgesamt betreibt die uk-it, die interne IT-Abteilung des Hauses, mehr als 500 IT-Systeme mit einer hohen Zahl an Sonderfällen. Dazu zählen allein drei Krankenhaus-Informationssysteme, unter anderem ORBIS. Zudem steigen die Anforderungen an die IT, da fast alle Zukunftsthemen für das Universitätsklinikum direkt oder indirekt mit IT zusammenhängen – sowohl im administrativen und medizinischen Bereich als auch in Forschung und Lehre. Das zeigt sich besonders momentan, wie IT-Direktor Martin Overath sagt:
„Wir haben noch nie so viele IT-Projekte gleichzeitig bearbeitet, was auch am Krankenhauszukunftsgesetz liegt. Und das zu einer Zeit, in der es an Fachpersonal mangelt.“
Besonders stark treibt ihn die Abkündigung der Branchenlösung IS-H durch SAP Ende 2027 um. Das UKK muss die aktuell in IS-H abgebildeten Funktionalitäten – insbesondere die stationäre und ambulante Abrechnung – künftig in anderen Systemen abbilden. Das soll ORBIS übernehmen. Um dieses Mammutvorhaben professionell zum Erfolg zu führen, wurde das Projekt PRO-ORBIS ins Leben gerufen.
UKK IT-Leiter Martin Overath
„Ich sehe Dedalus HealthCare als wichtigen strategischen Partner und ORBIS als eine zentrale Säule unserer digitalen Transformation. Wir wollen weniger in Individualprojekte und mehr in übergreifende Prozesse investieren und mit PRO-ORBIS eine spürbare Verbesserung der Prozesse, der Behandlungsqualität und der Erlössituation schaffen.“
KIS-Erweiterung als Mammutprojekt
Das KIS von Dedalus HealthCare – 2003 eingeführt – übernimmt heute bereits die medizinische Basisdokumentation, das Order-Entry vieler Funktionsstellen, die OP-Planung und -Dokumentation, die Arztbriefschreibung, einen Großteil der Leistungserfassung und ist für die Telematikanbindung hauptverantwortlich. Integriert im Krankenhaus-Informationssystem (KIS) ist auch das ORBIS RIS.
„Im Rahmen von PRO-ORBIS wollen wir eine verbesserte Dokumentation von der Aufnahme bis zur Abrechnung schaffen und so die Abläufe an der Uniklinik Köln insgesamt auf ein höheres Niveau heben“, so Overath.
Am 1. Januar 2026 soll das erweiterte System dann in den Echtbetrieb gehen.
Um die KIS-Erweiterung händeln zu können, haben die Verantwortlichen das Projekt in 30 Teilprojekte gesplittet – was sich ob der Komplexität jetzt schon als richtig erweist.
„Da sich das Organisationsmodell von ORBIS bisher stark an SAP orientiert und beispielsweise alle Ambulanzen in derselben Organisationseinrichtung gesammelt sind, müssen wir alles neu konzipieren, damit wir ORBIS sinnvoll für vielfältigste Verbesserungen nutzen können. Das gesamte Rechte- und Rollenkonzept wird neu aufgebaut, unsere Medizinischen Versorgungszentren werden als separate Mandanten eingerichtet, um Datenschutzanforderungen gerecht zu werden, alle Schnittstellen zu den Subsystemen werden neu aufgebaut“, nennt Overath ein paar Herausforderungen bei der Neuausrichtung des KIS.
Damit das gelingt, hat er seinen dafür wichtigsten IT-Partner frühzeitig mit an Bord genommen.
„Ich sehe Dedalus HealthCare als strategischen Partner und ORBIS als eine zentrale Säule unserer digitalen Transformation: Die können wir nur gemeinschaftlich stemmen. Das Unternehmen hat sein Know-how bereits bei ähnlichen KIS-Umstellungen in anderen Universitätskliniken unter Beweis gestellt“, so der IT-Direktor.
Durchgehende Prozesse gewünscht
Bereits vor der IS-H-Abkündigung hat sich das UKK mit einem stufenweisen Relaunch von ORBIS beschäftigt. Im ersten Schritt sollte die Aufnahme in ORBIS durchgeführt werden, was sich nach Evaluierung aber als nicht ausreichend erwies. Nach der SAP-Mitteilung hieß es dann, neu zu überlegen, was zu tun ist. Zuerst gab es noch das Angebot seitens SAP, Services für die Abrechnung bereitzustellen – was jedoch zurückgezogen wurde. Eine in sich abgeschlossene Dokumentation mit vielen unterschiedlichen Komponenten durchzuführen, ist schwierig. So entstand der Entschluss, ORBIS entsprechend auszubauen und auf ein deutlich höheres Niveau zu heben:
„Wir führen schrittweise die digitale Ambulanz ein und setzen mithilfe einer Vorlage von Dedalus HealthCare die Arztbriefschreibung neu auf“, so Overath.
Ein weiterer Vorteil von PRO-ORBIS ist, dass damit die Herausforderung der IS-H-Schnittstelle, eine der größten und aufwendigsten, entfällt. So mussten Updates immer abgestimmt und aufwendig getestet werden. Auch im klinischen Alltag gab es Beschränkungen, die teilweise zu Erlösrisiken führten, beispielsweise erfolgte die Benachrichtigung über eine Chefarztbehandlung in bestimmten Konstellationen erst verzögert.
Ein weiteres Erlösrisiko lag in einer überdurchschnittlich langen Zeit zwischen stationärer Entlassung und Rechnungstellung. Außerdem kann nicht adäquat auf gesetzliche Änderungen wie die Ambulantisierung reagiert werden:
„An sich kann die Begründung für einen stationären Aufenthalt digital übertragen werden, allerdings haben wir über 25 unterschiedliche Aufnahmebögen und noch mehr Ablaufvarianten: Somit kann die relevante Information nach einheitlicher Systematik nicht einfach übertragen werden – aktuell muss manuell nachgepflegt werden. Auch dieses Risiko sehen wir nach der Umstellung und einer Standardisierung deutlich reduziert“, formuliert Overath seine Erwartung.
Erfahrung und Know-how gefragt
IS-H hatte seinen Charme, etwa weil viele Angaben in der Abrechnung auch nachträglich durch UKK-spezifische Programmierungen geändert werden konnten. Mit ORBIS muss die Patientenaufnahme künftig exakter und akkurater erfolgen.
„Das bedeutet gezielte Schulungen für unsere Aufnahmekräfte und einen nennenswerten Ressourceneinsatz, weil wir ansonsten Schwierigkeiten im Gesamtprojekt bekommen“, betont der IT-Direktor.
Gegenwärtig verzeichnet das UKK eine hohe Zahl an Falschzuordnungen von Leistungen zu aktuellen Fällen. Ein Beispiel ist, dass Leistungen auf alten ambulanten Fällen angefordert werden.
„Wir müssen also sicherstellen, dass insbesondere die Aufnahme gut läuft, dass die Nachfolgeprozesse wie das Order-Entry sauber laufen, dass Leistungen über Schnittstellen verlässlich und fehlerfrei übertragen werden und das auch überprüft wird“, beschreibt Overath ein paar Herausforderungen im Projekt PRO-ORBIS.
In diesem Kontext hält er ein realistisches Anforderungsmanagement seitens der Anwender für ausgesprochen wichtig. Oberstes Ziel seien erfolgreiche Projekte, die dann auch zu spürbaren Verbesserungen im Gesamtablauf der Uniklinik Köln führen sollen.
„In der Vergangenheit haben wir zu viele Ressourcen in die Realisierung von Individualentwicklungen investiert und zu wenige in übergreifende Prozesse“, bemerkt der IT-Direktor selbstkritisch.
„Genau dort liegt für uns jedoch riesengroßes Potenzial. Um das vorzubereiten, passen wir gerade die Strukturen an, etwa mit einem verstärkten Ausbau der Key-User-Struktur.“
Dabei setzt Overath auch auf die Erfahrung, Expertise und Beratungskompetenz von Dedalus HealthCare – nicht nur ORBIS-seitig, sondern auf Gesamtprozesse und die Abbildung im KIS bezogen. Dazu bezieht er vermehrt medizinische Experten aus dem eigenen Haus in die Projekte ein. Für PRO-ORBIS beispielsweise konnten zwei erfahrene Ärzte, einer aus dem chirurgischen und einer aus dem internistischen Bereich, als Key-User gewonnen werden.
Alle müssen mitmachen
Mit den ganzen getroffenen Maßnahmen ist sich Overath sicher, dass sich die positiven Effekte der Homogenisierung aller Prozesses von der Aufnahme bis zur Abrechnung – nach der einen oder anderen Nachjustierung – schrittweise einstellen werden. Aber auch nach Projektende 2026 rechnet er mit vielen weiteren Maßnahmen zur Optimierung.
Grundlage für die stationäre Abrechnung ist nach der ORBIS-Umstellung der DRG Workplace, für den ambulanten Bereich das Ambulanz-Cockpit.
„Richtig eingestellt werden dort bereits alle wesentlichen Maßnahmen erfasst und samt interner Leistungen automatisiert zur Abrechnung weitergeleitet. Für die stationäre Abrechnung erwarte ich mir eine deutlich verbesserte Prozesssicherheit. In der Folge wird es weitere Verbesserungen geben müssen, damit möglichst alle relevanten Dokumentationen wie beispielsweise OP-Berichte und Arztbriefe zeitnah erstellt werden. Ich bin mir sicher, dass wir damit Verbesserungen in der Behandlungsqualität erreichen und auch wirtschaftlich positive Effekte spüren werden“, sagt Overath.
Das alles funktioniert seiner Meinung nach aber nur dann, wenn alle betroffenen Mitarbeiter miteinbezogen und geschult werden.
„Das müssen wir mit einer sorgfältigen Vorbereitung und der Abbildung als durchgängigen Prozess unterstützen. So bekommen wir am Ende einen höheren Stand an strukturierten Dokumenten und Daten, die nicht nur die Behandlungsqualität verbessern und die Abrechnung vereinfachen, sondern auch für Forschung und Lehre genutzt werden können“, betont der IT-Direktor.
Als großes Zukunftsthema sieht er neben dem allgegenwärtigen, gezielten KI-Einsatz vor allem die Ressourcensteuerung.
„Was uns bereits in Teilen im OP-Bereich gut gelingt, müssen wir schrittweise in allen Ambulanzen, Stationen und Funktionsbereichen besser machen: die sinnvolle Nutzung der begrenzten Ressourcen, damit wir bessere Abläufe, eine höhere Behandlungsqualität und eine höhere Erlössicherung bekommen – und letztlich zufriedene Mitarbeiter und Patienten. Auch hier setzen wir auf die Unterstützung unseres Partners Dedalus HealthCare“, schließt Martin Overath.
Kontakt:
Dedalus HealthCare
Konrad-Zuse-Platz 1-3
53227 Bonn
Telefon: 0228 / 2668-000
marketing@dedalus.comwww.dedalusgroup.de
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