Im Herzen digital

Herausforderungen meistern durch zielgerichtete, schrittweise Digitalisierung – so fährt die Klinik für Kardiologie, Elektrophysiologie und Rhythmologie des Krankenhauses Köln-Porz am Rhein bereits seit 2016 sehr gut. Dabei weiß sie einen starken Partner an ihrer Seite.

Die Kardiologie befindet sich im Wandel, der laut Prof. Dr. Mrc Horlitz, Chefarzt der Klinik für Kardiologie, Elektrophysiologie und Rhythmologie sowie stellvertretender Ärztlicher Direktor des Krankenhauses Köln-Porz, durch drei große Entwicklungen getrieben wird: «Die erste und wichtigste ist die Digitalisierung. Wir werden in unserer Klinik in fünf Jahren kein Blatt Papier mehr haben. Die zweite ist die Ambulantisierung. In fünf Jahren werden wir sicher 70 Prozent der Eingriffe, die wir gegenwärtig stationär durchführen, ambulant machen. Und die dritte ist die Bildung von Abteilungen der Spitzenmedizin. In fünf Jahren wird es dann auch keine Krankenhäuser mehr geben, die ohne Zertifizierung abrechnen können.»

Gerade der zunehmenden Ambulantisierung und der Spitzenmedizin misst Prof. Horlitz einen überragenden Einfluss auf die Digitalisierung zu. «Ohne Digitalisierung könnten wir die Anforderungen der Zertifizierung, aber angesichts der stetig steigenden Patientenzahlen auch die der täglichen Arbeit gar nicht erfüllen. Von der Qualitätssicherung ganz zu schweigen.» Um den heutigen Status zu erreichen, sind der Chefkardiologe und sein Team einen steinigen Weg gegangen. Als er 2006 aus einem bereits hoch digitalisierten Herzzentrum nach Köln kam, hatte er lediglich einen einzigen Assistenzarzt an seiner Seite. «Allerdings konnte ich die Klinik nach meinen Vorstellungen entwickeln und mir ein tolles Team aufbauen. Mittlerweile arbeiten 14 Ober- und 40 Assistenzärzte mit mir zusammen, die ich alle eingestellt habe und die mit mir gewachsen sind», so Prof. Horlitz.

Neben dem funktionierenden Team spielt die IT eine zentrale Rolle in der Entwicklung. Die kardiologische Klinik hat 2016 begonnen, das Papier zugunsten der elektronischen Welt abzulösen, und zwar mit einem harten Schnitt. «Das war eine herausfordernde und intensive Zeit», betont Oberarzt Dr. Helge Anders, ärztlicher Leiter der Herzkatheterlabore. Besonders gefordert waren die Mitarbeitenden, die aber durch den harten Schnitt vom Papier zur Digitalisierung vor einer besonderen Umstellung und Herausforderung standen. «Gemeistert haben wir die Herausforderungen schließlich, weil wir als Team gewachsen sind», sagt Prof. Horlitz nicht ohne Stolz. «Nach drei Monaten Anlaufzeit waren die neuen Prozesse jedoch verinnerlicht und niemand wusste mehr, wie man vorher so lange analog arbeiten konnte.»

Vor der Systemeinführung stand aber die Auswahl. Erster Ansprechpartner war Dedalus HealthCare, weil das Kardiologiemanagement in das Krankenhaus-Informationssystem (KIS) integriert werden sollte. Nach eingehender Analyse und Bewertung der Alternativen fiel dann in der Chefarztrunde die Entscheidung auf ORBIS mit den Modulen für das Herzkatheterlabor (ORBIS HKAP), die Herzschrittmacherdokumentation (ORBIS HSMD) sowie die Echokardiografie (ORBIS ECHO) und das EKG-Labor (ORBIS EKGM). «Die Entscheidung haben die Ärzte getroffen, die mit den Systemen arbeiten. Wir als IT-Abteilung haben sie allerdings unterstützt, weil so Fremdschnittstellen zum führenden System, dem KIS, vermieden wurden und wir bei Problemen im Informationsfluss nur einen einzigen Ansprechpartner haben», so Johannes Dipping, Bereichsleitung ORBIS in der IT-Abteilung des Klinikums.

Nach dem Umstieg 2016 hat das Krankenhaus Köln-Porz dann 2021 die zweite Stufe gezündet und mit ORBIS Cardiology alle Geschäftsprozesse innerhalb der Klinik für Kardiologie in den Workflow eingebunden. «Das war die logische Fortführung des eingeschlagenen Wegs», sagt Prof. Horlitz, «hat uns aber auch noch einmal merkliche Vorteile gebracht. Da die Module noch enger verzahnt sind, wird es für den Kliniker deutlich einfacher und transparenter. Ein Beispiel ist die Materialerfassung mit der Verwaltung und Zuweisung der Stents, Schrittmacher und Sonden.» Mit der neuen Software hat die Klinik dann auch einen neuen Anforderungsworkflow etabliert. «Damit können wir nun individueller auf die Bedürfnisse der einzelnen Fachabteilungen eingehen und ihnen bei Bedarf eigene Profile erstellen. Zudem sind wir durch die Möglichkeit, verschiedene Befundformulare einzubinden, noch flexibler», ergänzt Dr. Anders.

Der Echtbetriebsbegleitung folgte ein Nachbetreuungstermin. «Den schätzen wir sehr, weil er uns immer noch ein Stück weiterbringt. Wir können dann zum einen an der Optimierung des Systems, zum anderen an der Individualisierung arbeiten», so Prof. Horlitz. Im Gegenzug kommen die Anregungen aus Porz dem gesamten System zugute. «Der Austausch funktioniert wirklich gut, unsere Ideen werden gerne aufgegriffen und umgesetzt. Wir haben nur gute Erfahrungen gemacht», so der Chefkardiologe.

Allerdings gibt es auch eine Kehrseite der Digitalisierung: Sie macht alles sehr, sehr schnell – und fordert die Mitarbeitenden, die das Tempo mitgehen müssen. «Ich könnte noch schneller sein. Wenn ich aber noch schneller wäre, dann würde ich meine Mitarbeitenden irgendwann überfordern. Und das soll nicht sein», betont Prof. Horlitz. Deshalb achtet er auf eine sanfte Automatisierung der Prozesse und darauf, dass die Software den Anwendern echte Mehrwerte bietet.

Ein Beispiel: Zu Beginn der Digitalisierung wurde der Befund im elektronischen System erstellt und alles andere noch auf Papier dokumentiert. Das hat sich dann schrittweise zu einem umfassenden System weiterentwickelt, in dem alle bei einer Untersuchung erhobenen Daten und Bilder in einem System erfasst werden und an jedem Arbeitsplatz in der Klinik aufgerufen werden können.

Mittlerweile arbeitet die Klinik für Kardiologie, Elektrophysiologie und Rhythmologie durchgehend digital. Die Patientenaufnahme erfolgt in ORBIS, aus dem KIS heraus wird auch die Untersuchungsanforderung generiert. «Im Herzkatheterlabor beispielsweise führen wir eine Warteliste und erstellen einen tagesaktuellen Untersuchungsplan. Aus der Anforderung heraus starten wir dann unmittelbar die Dokumentation und Befundung. Darüber hinaus sind die Aufklärungsbögen in ORBIS integriert, ebenso die Medikation», erläutert Dr. Anders den Ablauf.

Besonderes Augenmerk haben die Kardiologen auf die Terminverwaltung gerichtet und alle Kalender- und Terminkategorien sehr fein eingestellt. «Die Terminplanung ist für uns ein ganz zentraler Punkt, weil wir teilweise Monate im Voraus planen. Dabei hilft uns die integrierte Lösung, da wir aus dem Terminkalendereintrag direkt auf alle Patientendaten inklusive Voruntersuchung zugreifen und eine Anforderung generieren können. Allein das ist eine ganz große Hilfe», führt der Oberarzt aus.

Im Endeffekt führt eine optimale Planung dazu, dass mehr Patienten behandelt werden können, was in Köln auch nötig ist, wie Prof. Horlitz betont: «Wir zählen jedes Jahr mehr Patienten, ohne Digitalisierung könnten wir das nicht leisten.» Wie er und seine Kollegen der steigenden Anforderungen Herr werden, verdeutlicht ein Beispiel: Bereits bei der Tagesplanung schauen die Kardiologen, ob sämtliche Unterlagen – etwa Voraufnahmen und -befunde sowie Labordaten – vorliegen und begutachten sie. Sollte etwas gegen die geplante Untersuchung sprechen, kann diese rechtzeitig verschoben und Ersatz eingeplant werden. «In der Papierära sind solche Dinge erst aufgefallen, wenn der Patient bereits im Untersuchungszimmer war. Das führte dann zu unangenehmen Ausfallzeiten», so Dr. Anders.

Heute wissen die Kardiologen jederzeit, wo sich ihr Patient gerade befindet, ob in der Leitstelle, im Aufnahmebereich, im Katheterlabor oder wieder auf Station. Dazu können die Ärzte alle Interventionen sehr einfach und schnell nachvollziehen und Befunde einsehen – auch wenn der Patient dann später einmal in die Sprechstunde kommt. «Zudem sind wir für die Forensik, also bei rechtlichen Fragen, immer auf der sicheren Seite», betont Prof. Horlitz.

Längst laufen im Krankenhaus Porz die nächsten Digitalisierungsprojekte. Erster Ansatzpunkt ist die Visite, aus der das Papier verbannt werden soll, ebenso aus den Ambulanzen. «Ich sehe in meinen Sprechstunden jeden Tag mindestens zehn Patienten. Da kann es eigentlich nicht sein, dass wir dort noch Akten führen. Auch das wollen wir in den nächsten Jahren abschaffen», Prof. Dr. Marc Horlitz. Danach stehen papierfreie Stationen auf dem Plan. Denn der Chefkardiologe geht davon aus, dass Kliniken in absehbarer Zeit keine Leistungen mehr abrechnen können, die nicht digital dokumentiert und elektronisch übertragen werden können.

Um ORBIS Cardiology und damit die digitale Kommunikation in der Klinik abzurunden, fehlt noch der flächendeckende Einsatz des Moduls ORBIS EKG-Management. Die Einführung ist jedoch auf der Seite der EKG-Geräte mit nicht unerheblichen Kosten verbunden, da vorher DICOM-fähige EKG-Geräte angeschafft werden müssen.