Logistische Herausforderungen in den Alterszentren

Zu den Fragestellungen rund um die Themen Finanzierung, Personalrekrutierung, Auslastung und Ausbau des Dienstleistungsportfolios gesellen sich ganz alltägliche Anliegen, wie zum Beispiel die Ablaufprozesse in der Materialwirtschaft.

Am Beispiel des Alterszentrums «Im Brüel» in Aesch BL zeigen wir auf, welche grundsätzlichen Fragestellungen sich hier ergeben haben.

Martin Vecchi, Geschäftsführer des Alterszentrums «Im Brüel»: «Unser Streben, die erste Wahl für pflegebedürftige Menschen in der Region zu sein, hat uns im Jahr 2018/2019 zu strategisch entscheidenden Schritten bewogen. Wir haben uns intensiv mit der Frage auseinandergesetzt, wie wir dieses Ziel erreichen und welche Weichen hierfür gestellt werden müssen.»

Ähnlich wie die Verantwortlichen von zahlreichen anderen Alterszentren in der Schweiz bemängelt denn auch Martin Vecchi die Anpassungen in den Tarifstrukturen, welche zu zusätzlichen Belastungen in den Heimen geführt haben, sowie die schlechte Verfügbarkeit von qualifiziertem Pflegepersonal. Letzteres hat natürlich einen grossen Impact bei der Beschaffung und dem internen Warenfluss der Pflegeprodukte.

Martin Vecchi: «Wir setzen hier auf effiziente Prozesse. Dies bedingt jedoch ein Kultur-Change-Programm, um die Mitarbeitenden fit zu machen und das Verständnis für verbindliche Prozesse zu fördern. Nur so erreichen wir erhebliche Vorteile im Zeit- und Kostenmanagement.»

Das Alterszentrum «Im Brüel» setzt heute digitale Möglichkeiten für die Materialbewirtschaftung ein. So ist der gesamte Bestellprozess digitalisiert und wird durch Barcode-Scanner deutlich effizienter. Die Vorteile liegen auf der Hand: Schnelles Erfassen der Bedarfssituation, massive Reduktion von Bestellfehlern und Materialretouren, klare Zuordnung der Materialien auf Ebene der Abteilungen oder der Bewohner und somit die Verfügbarkeit der Kennzahlen für die Kosten- und Restkostenträger.

Es wird aber auch gezieltes Insourcing von Dienstleistungen betrieben, dort wo es für die Entlastung der Mitarbeitenden und damit der Förderung von effizienten Abläufen dient. Konkret nutzt das AZ «Im Brüel» eine konfektionierte Logistik, wobei das gesamte Pflegematerial schon auf Abteilungsebene gerüstet und verteilt wird. Dadurch konnte der Lagerbestand derart reduziert werden, dass heute nur noch das turnusmässig benötigte Material angeliefert wird.

Martin Vecchi: «Auch im Sinne unserer Bewohner und der Kostenträger kaufen wir wirtschaftlich ein. Hierbei spielt aber nicht der Produktepreis die entscheidende Rolle, sondern vielmehr der effiziente und optimierte Prozess. Dies ist der Schlüsselfaktor, um die meisten Kosten einsparen zu können und unsere Mitarbeitenden zeitlich zu entlasten.»

Es wird aber mit Hochdruck an weiteren Visionen gearbeitet. Das Ziel sind volldigitalisierte Prozesse von der Bestellung bis zur Abrechnung und Verbuchung. Mit der Saviva AG in Regensdorf ZH hat das AZ «Im Brüel» einen Partner gefunden, welcher die gesamte Prozesskette analysiert hat und nun die Optimierung vorantreibt.

Martin Vecchi: «Die Saviva AG hat das Know-how im Prozessmanagement und unterstützt uns, die Prozesse optimal auf unser Haus anzupassen. Die Grundlage hierfür ist die Flexibilität, die Kompetenz sowie die Möglichkeiten der Digitalisierung, welche die Saviva mitbringt. Wir haben zu jedem Zeitpunkt gespürt, dass man sich auf die Bedürfnisse unserer Institution einlässt und die optimale Lösung sucht. Dies gelingt mit den vielen Modulen, welche die Saviva bedarfsgerecht nutzen kann.»

Die Saviva AG bringt mit ihren Geschäftsbereichen Health Services, Food Services und Logistic Services alle Voraussetzung mit, um für Institutionen der richtige Gesamtlösungsanbieter zu sein. Von der Vielfalt im Food, Near und Non Food Sortiment über die individuellen Logistiklösungen bis zu den die Möglichkeiten der Digitalisierung beim Bestell- und Verrechnungsprozess, gibt es alles aus einer Hand, hoch professionell, effizient und zielgerichtet. Mit der Bestell- und Informationsplattform Saviva Integrale haben die Institutionen ein Instrument in der Hand, über welches sie die Prozessoptimierung für alle Bereiche abbilden können. Und das mit voller Kostenkontrolle für alle Unternehmensbereiche.

Martin Vecchi: «Ich schätze die Zusammenarbeit mit der Saviva sehr. Wir haben viele hervorragende Ergebnisse im Bereich der Pflege mit Saviva Health Services erzielt. Diese Erfahrungen werden wir nun auch auf unsere Gastronomie und die Hotellerie übertragen. Gemeinsam sind wir auf dem Weg zur Excellence.»